عمل اجتماع أون لاين ناجح
عمل اجتماع أون لاين ، أصبح من الضروريات الملحة في الحصر الحديث ، وبالأخص في
أوقات الصعاب مثل وباء كورنا وأزمات الحروب وغيرها من المعوقات التي تحول دون
الاجتماع المباشر .
أهمية عمل اجتماع أون لاين:
حالياً وبعد أزمة كورونا العالمية أصبح من الصعب
عمل اجتماع في مقر العمل، ونظراً لأهمية وضرورة عقد اجتماعات العمل بشكل دوري أصبح
الأون لاين هو الحل الوحيد والأمثل أيضاً.
ميزات الاجتماعات عبر الإنترنت:
- توجد برامج ومواقع
مجانية متخصصة في إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت للأفراد والشركات الصغيرة
والكبيرة مع توفير ميزات كثيرة تجعل وقت الاجتماع أكثر فعالية.
- التوفير في الوقت
والجهد والتحضير وغيرها من الأمور المرهقة التي يتطلبها الاجتماع العادي.
- يمكن إجراء
الاجتماعات عن بعد من أي مكان من خلال تطبيقات الهواتف الذكية أو الكمبيوتر طالما
يوجد اتصال مستقر بالإنترنت.
- يمكن تسجيل الاجتماع
كفيديو يمكن الرجوع إليه بسهولة.
- هام في مواقع العمل الحر فاستخدام الاجتماعات عبر النت يعتبر أفضل
وسيلة للتواصل مع العملاء.
- أكثر أهمية في العمل أون لاين ولديك موظفين وليس
لديك مقر للعمل، فمن الأفضل التواصل مع موظفيك وشرح ما تريد لهم والتخطيط للعمل من
خلال البرامج التي سنذكرها.
عمل اجتماع أون لاين:
تتم الاجتماعات عبر الإنترنت من خلال برمجيات
(برامج ومواقع) متخصصة في ذلك، ومن أشهر تلك البرمجيات في وطننا العربي هو موقع
زووم zoom.
برامج عقد الاجتماعات عن بعد :
هي برامج (أو مواقع) تسمح لعدد من الأشخاص
التواصل مع بعضهم في نفس الوقت بالصوت والصورة من خلال شبكة الإنترنت، وذلك من
خلال ما يعرف بالغرفة الإلكترونية.
كما تتميز بعض برامج عقد الاجتماعات بوجود سبورة
أو ما يشبهها لشرح ما يتم مناقشته خلال الاجتماع.
تلك البرامج ثلاث أشكال :
- برامج على الكمبيوتر.
- مواقع على الإنترنت.
- تطبيقات للهواتف
الذكية والأجهزة اللوحية تعمل بنظامي الأندرويد والـ ios.
أفضل
برامج الاجتماعات الافتراضية على الإنترنت:
برنامج زووم Zoom:
يعتبر من أشهر وأسهل برامج عمل الاجتماعات
ولقاءات العمل أون لاين، ويمتاز بسهولة استخدامه وعضويته المجانية المميزة للغاية.
مميزات برنامج زووم:
- مجاني تماماً إلا بعض
المميزات المدفوعة وأغلب المستخدمين لا يحتاجونها.
- متاح للبرنامج نسخة
لأجهزة الأندرويد والآيفون، ويعتبر من أفضل تطبيقات الاجتماع عبر الإنترنت على
الهاتف.
- يتيح انضمام حتى 100
شخص في غرفة الاجتماع الواحدة.
- يتم تسجيل الاجتماع
وتخزينه كفيديو أو صوت فقط للرجوع إليه.
- يتميز البرنامج بجودة
الصوت والصورة حتى مع ضعف شبكة الإنترنت.
- العضوية المجانية
تتيح 40 دقيقة كحد أقصى لوقت الاجتماع، والعضوية المدفوعة تتيح وقتاً غير محدوداً
للاجتماعات.
- كما تتوفر بالبرنامج
إمكانيات كثيرة للتحكم وتحقيق الاستفادة القصوى من الاجتماع كالسبورة أو الـ whiteboard وإمكانية مشاركة
شاشات أعضاء الاجتماع سواء كانت شاشات هواتف أو كمبيوتر أو غيرها.
GoToMeeting
موقع متخصص في عقد الاجتماعات عبر الإنترنت مع
توفير جودة عالية للصوت والصورة وثبات اتصال الإنترنت أثناء الاجتماع، ويتوفر منه
نسخة لجهاز الكمبيوتر ونسخة للهواتف الذكية بنظام الأندرويد والـ ios.
من مميزات الموقع:
- المشاركة في الاجتماع
دون الحاجة لإنشاء حساب به، فقط يعطيك منشيء الاجتماع كوداً خاصاً بغرفة الاجتماع
لتدخل من خلاله.
- إمكانية مشاركة شاشات
المشاركين للشرح أو لعرض شيء ما.
- يمكن التحدث مع أحد
المشاركين في الاجتماع دون أن يستمع الآخرين لما يدور بينكما.
- الحصول على إشعارات
تخبرك باقتراب موعد الاجتماع.
Microsoft Teams:
لا يعتبر هذا البرنامج مخصص لعقد الاجتماعات عبر
الإنترنت بقدر ما هو مخصص لتسهيل التواصل بين فِرَق العمل لزيادة الإنتاجية.
لكن هذا لا يعني أنه لا يمكن إجراء الاجتماعات عن
بُعد من خلاله، بل هو من مميزاته القوية.
ومن مميزات البرنامج أنه يتكامل مع برامج حزمة الأوفيس
365 مما يزيد من إنتاجية العمل وسهولته، ويتوفر البرنامج بنسخة مجانية وأخرى
مدفوعة بعدد أكبر من المزايا.
Google Meet:
إحدى خدمات جوجل المميزة التي يقدمها للمؤسسات
وفِرَق العمل، حيث تتيح الخدمة إجراء الاجتماعات الافتراضية على الإنترنت بشكل مجاني
لمدة 60 دقيقة كحد أقصى لوقت الاجتماع.
ومن مميزات الخدمة:
- إمكانية ضم 100 شخص
كحد أقصى للاجتماع أونلاين.
- سهولة انضمام
المشاركين من خلال رابط مخصص للاجتماع.
- تقوم الخدمة بتشفير
الفيديوهات والتسجيلات لحمايتها، كما يتميز بمستوى أمان عالٍ جداً.
ClickMeeting:
يعتبر واحداً من أقوى خدمات إجراء الاجتماعات
وتنظيمها أونلاين بدءاً من التحضير حتى العروض التقديمية ومشاركة الشاشة.
هذه الخدمة متاحة لكافة الأجهزة والأنظمة، وهي
مجانية لمدة 30 يوماً فقط وتسمح بحضور حتى 20 شخصاً في الاجتماع، ثم يمكنك
الاشتراك بإحدى الباقات الشهرية التي تبدأ من 25$ وتزيد مع احتياجاتك.
U Meeting:
خدمة مميزة لأصحاب الأعمال والتعليم عن بُعد،
وتتميز بإمكانية ضم حتى 25 مشارك بشكل مجاني، لكن من عيوب الاشتراك المجاني أن مدة
الاجتماع 30 دقيقة فقط.
لكن هذا العيب لن يجعلنا نغفل عن أهم ميزة للخدمة
وهي الأسعار المنخفضة مقارنة بالخدمات الأخرى.
فإذا اشتركت في باقة U
Meeting Pro 100 واخترت الدفع السنوي
وليس الشهري ستجد أنك تدفع فقط 12.5$ في الشهر مقابل إجراء مقابلات واجتماعات عمل
تصل مدتها إلى 24 ساعة للاجتماع الواحد بإمكانية ضم حتى 100 مشارك، هذا غير الحصول
على خصم 10$ عند تجديد الاشتراك.
Bluejeans Meetings:
على الرغم من عدم مجانية هذه الخدمة إلا أنها
تمتلك مميزات كثيرة تتفوق على أسعارها التي تبدأ من 9.99$ شهرياً إذا اخترت الدفع
السنوي.
على سبيل المثال يمكنك استخدام ميزة المقابلات
الذكية التي يوفرها الموقع، وقبول حتى 50 مشارك في الاجتماع الواحد، وإجراء
الاجتماعات عبر المتصفحات والأجهزة المختلفة سواء كمبيوتر أو هاتف أو جهاز لوحي.
Skype For Business:
يتميز سكايب للأعمال بتقديم خدمة عقد الاجتماعات
عبر الإنترنت لعدد 20 شخصاً للاشتراك المجاني، وفي الاشتراك المدفوع يمكنك ضم حتى
250 شخصاً في الاجتماع الواحد.
ومن مميزات البرنامج جودة الصوت والصورة وسبورة
الشرح ومشاركة الشاشة وتخزين فيديوهات الاجتماعات لمدة شهر كامل وغيرها الكثير من
المميزات الفريدة.
Zoho Meeting:
التدريب، البيع، الشرح المباشر، الدعم الفني،
وغيرها من الأمور التي تستطيع القيام بها عبر هذه الخدمة المميزة بأسعار مناسبة
للغاية.
فبـ 8 دولار فقط في الشهر يمكنك عقد اجتماعاتك
أونلاين مع قبول حتى 100 مشارك، مع مميزات كثيرة تساعد على الفعالية وتحقيق أقصى
استفادة من الاجتماع.
Cisco Webex
Meetings:
يتم عقد 25 مليار اجتماع شهرياً باستخدام هذه
الخدمة، مما يعني أنها ذات جودة وأداء مميزين.
وتتاح الخدمة لأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية
بأنواعها بمميزات جيدة وأسعار تبدأ من 13.5$ شهرياً مع
نصائح حول كيفية عمل اجتماع عن بعد
- التنسيق الجيد
للاجتماع وكتابة الأهداف المرجوة من عقد الاجتماع وكتابة أهم النقاط التي سيتم
مناقشتها خلال الاجتماع.
- من الأفضل قبل عقد
الاجتماع أن يكون مع كل أفراد الاجتماع نسخة من مخطط الاجتماع حتى يكون الكل على
اطلاع مسبق، وكذلك ليبدأ كل فرد في وضع حلول أو نتائج للمعطيات التي لديه في مخطط
الاجتماع.
- تجنب الوقوع في مشاكل
فنية من خلال فحص أجهزة الحواسيب التي سيتم من خلالها الاجتماع.
- من المهم أن يكون لدى
كل فرد في الاجتماع قدراً كافياً من التركيز من بداية الاجتماع حتى نهايته.
- من المهم أيضاً أن
يتم تخصيص وقت لمناقشة كل نقطة أو جزئية في الاجتماع.
- يفضل أن لا يكون وقت
الاجتماع طويلاً جداً.
- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع أو تسجيل الاجتماع كفيديو يسهل الرجوع إليه واستخلاص أهم ما ذُكِر فيه.
وختاماً:
سهلت التكنولوجيا والبرمجيات الحديثة على أصحاب
المشاريع الأون أن يقوموا بعقد الاجتماعات عن بعد عبر الفيديو من خلال الإنترنت.
ففي أصعب الأوقات لن يتوقف عملك لسبب أو لآخر،
وكما رأيت أن الخيارات كثيرة لعمل اجتماع أون لاين بسهولة ومجاناً كذلك.
ننتظر تعليقك ونتشرف بالرد عليه.